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仕事の管理方法

仕事の管理方法って、組織としての取決めはそんなになく、個人に任せられている部分が大きいですよね。みなさんは、どんな管理の仕方をしていますか?

みんなで出し合って、いいものがあったら盗んじゃいましょう!盗みは公務員の特権です!w

コメント: 4
  • #4

    yarukiswitch (木曜日, 10 3月 2011 23:41)

    ツッチーさんはじめまして!
    投稿ありがとうございます!

    回答済の文書への鉛筆書き、私もやってます!
    意外と役に立つことがありますよね。

    よろしければ、入隊申請もお願いしますね!
    名前(ハンドルネーム)と出身県だけでも良いので。

  • #3

    ツッチー (木曜日, 10 3月 2011 22:42)

    はじめまして!
    僕も初めて投稿させていただきます。

    仕事の管理方法についてですが、スケジュール管理については卓上カレンダーに書き込みをしています。手帳と違い、書くスペースというのが限られるというのはありますが、要点のみを書くようにしています。詳細については、出来る限り覚えるようにしています。なので、すっぽかすことはほとんどありません。ヤル気スイッチさんのように、エクセルで管理するという方法、あるいはワークグループのスケジュール機能を利用するというのもあるのですが、パソコンの電源を入れてないと使えないということもあり、その人の仕事のスタイルに合わせてツールを選ぶというのが一番いいのではないかな~と思います。

    以前、同じ係にいた人は、日記風にその日行った仕事についてエクセルで時系列で書き込みをしていっており、それがそのまま事務引き継ぎ書になって、今すごく役に立っているという事例もあります。

    実際の仕事の進捗管理は、僕も決裁板を利用しています。
    どのように処理するか、あるいはいつまでに作成するかなど要点を付箋に記入して優先順位の高いものから処理するようにしています。その日に来た文書はその日のうちに処理するという意気込みで仕事を進めます。
    短時間での処理は、負担が大きく大変なのですが、仕事をためこまないということにもなるので、気分的にゆとりが出てきます。
    回答済の文書は、鉛筆書きでいつ、だれに回答したかを必ず記入してファイリングをするようにしています。

  • #2

    yarukiswitch (木曜日, 10 3月 2011 08:52)

    タネさん、早速の投稿ありがとうございます!

    ドラッカーの考え方を仕事に取り入れているなんてすごすぎです。
    確かに②の仕事は、計画的にやっていかないと大慌てして、周りにも迷惑かけちゃいますよね。後で見返せるようにしているってところも、人事異動で引継ぎするときなんかにもかなり有効ですよね。すばらしいです。

    私はと言うと、去年までスケジュールはエクセルで管理していました。引継ぎのときに、そのまま渡せば1年間の流れとかが分かるからです。しかし、これだとパソコンの前にいないとスケジュール管理できないのが難点でした。
    しかし、去年五ヶ瀬町の飯干町長から「仕事ができる=段取りが良い」というお話を聞いた時に、やはりその場でパッと出してペラペラっと確認できる手帳の方が段取り良く動けると感じ、手帳にしようと思いました。

    で、実際の仕事の進捗管理は、「本立て?ブックスタンド?」でやっています。懸案となっている文書は決裁板に挟んで、終わるまではファイリングしません。朝チェックして優先順位の高い順にやっていきます。
    係員がこのことを知っているので、私が不在の時にそこを見てくれるので、お客さんなどが来た時必要な書類がすぐ見つかるというのも良い点です。
    ただ個人情報などがある場合は、注意が必要です。

  • #1

    タネ (水曜日, 09 3月 2011 20:49)

    掲示板がありましたのに間違えて投稿しましたので、再度こちらに投稿いたします。



    はじめまして!

    初めて投稿させていただきます。

    仕事の管理方法について最近考えることが多いのですが、皆さんは毎日の業務、どんなふうに行っていますか?


    例えば、僕はスケジュール管理は、基本手帳で行ってます。

    それとノートを別に使ってて、会議の記録とかその日あった重要なことを記録したり、それと「やらないといけないこと」を書いています。
    (時系列に書いて、後で見返しやすいようにしています)

    そうしないと、やることが分からなくなるので(笑)、一日の始めの朝にはその日やるべきことを全部書きだすようにしてます。
    で、終わったのは、赤線で消していくって感じで、日々の業務を消化してます。

    後は政策課題で読んだドラッカーの影響で、仕事を主に2種類に分けることを意識しています。

    ①自分ひとりでも残業さえすれば終わらすことのできる仕事

    ②人に頼まないといけない、人からデータを貰わないと完成できない、など自分ひとりだけでは終わらすことのできない業務


    例えば、②の例として、県からの商店街に関する調査ものなんかがこれに該当すると思います。調査の項目を埋めるには、商店街の方に、「何月何日までに回答してください」など依頼をして、回答をもらわなければ県に報告できません。

    ①の仕事なら、自分だけの頑張りで何とかなりますが、このような②の仕事を放っておくと、後で、大変バタバタすることになります。


    文章がうまくまとまりませんが、僕はこんなことを考えたりしてます。